Abwesenheitsmanagement

Warum Outlook mit MS Project Abwesenheiten integrieren?

Damit ein Projekt wie geplant abgeschlossen werden kann, benötigt ein Projektmanager eine genaue Prognose der Abwesenheitszeit für die Dauer des Projekts.

HR-Systeme erfassen nur einen Teil der tatsächlichen Abwesenheitszeit, meist nur geplante Ferien. Daher liefern sie, selbst wenn sie in MS Project integriert sind, nicht die genauen Informationen, die ein Projektmanager für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts benötigt.

Excel-basierte Lösungen oder ein Wandplaner sind nicht mit MS Project integriert. Dies führt zu doppelten Eingaben und möglichen Dateneingabefehlern.

Der Outlook-Kalender ist der häufigste Ort, an dem Teammitglieder ihre Abwesenheitszeiten erfassen.

2. Termin Abwesenheitsprojekt hinzufügen

Das Teammitglied ordnet den Termin einem Abwesenheitsprojekt zu, indem es mit der rechten Maustaste auf den Termin klickt und den Mauszeiger über die Option „mit Projekt verknüpfen" platziert und das entsprechende Projekt aus der Liste auswählt.

3. Automatische Kategorisierung

Sobald der Kalendereintrag mit einem Projekt verknüpft wurde, wird er automatisch als Allocatus-Eintrag kategorisiert und grau hinterlegt.

4. Gepflegter Zeitplan in Echtzeit

Allocatus blockiert dann die Zeit in Microsoft Project, sodass sie im Abwesenheitsprojekt und allen anderen Projekten sichtbar ist, denen die Ressource zugewiesen wurde. Der Projektmanager pflegt einen zuverlässigen Zeitplan mit Echtzeitinformationen.

5. Verfügbarkeiten auf einen Blick

Wenn der Projektmanager eine Aufgabe in MS Project plant, kann er die Verfügbarkeit der Ressourcen und alle Konflikte sehen, die gelöst werden müssen.

6. Projekt einfach mit MS Project abgleichen

Der Projektmanager kann das Projekt entweder manuell oder automatisch mit MS Project abgleichen, um den Konflikt zu lösen.

Vorteile

Teammitglieder können Abwesenheitszeiten in ihren gewohnten Kalender eintragen, ohne dass ein doppelter Eintrag erforderlich ist. Dadurch werden doppelte Dateneingaben und mögliche Fehler im Zusammenhang mit Mehrfacheingaben vermieden.
Projektmanager halten einen zuverlässigen Zeitplan ohne Ressourcenkonflikte ein.
Allocatus aktualisiert die Microsoft Project-Abwesenheit automatisch und der Projektmanager wird über alle Abwesenheiten vom Projekt informiert und kann entsprechend planen.
Allocatus unterstützt sowohl Projekt- als auch Ressourcenmanager bei ihren täglichen Aufgaben, indem Abwesenheitszeiten an einem Ort erfasst und in allen Projekten sichtbar sind.

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