Top-down Planung

Wie hilft Allocatus bei der Top-Down Planung?

Projekte schnell einlasten und an das Projektteam kommunizieren

Wenn Sie Ihre Projektplanung mit Allocatus an Ihr Projektteam schicken, können Sie sicher sein, dass jeder weiss, wann was zu tun ist und Ressourcen- und Terminkonflikte frühzeitig erkannt werden. Anstelle aus dem MS Project Projektplan eine unabhängige Einsatzplanung zu erstellen, bekommt jeder Mitarbeiter automatisch aus allen Projekten und ggf. anderen Plänen wie z.B. dem Urlaubsplan alle seine Aufgaben in seinen Outlook Kalender eingetragen.*

Allocatus synchronisiert MS Project Vorgänge und dem Outlook Ihrer Projektmitarbeiter.

1. Projektplan erstellen

Sie weisen Mitarbeiter den Vorgängen in MS Project zu und veröffentlichen den Projektplan zu Allocatus.

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2.1 Vorgang im Kalender

Der Mitarbeiter sieht den Vorgang in seinem Kalender z.B. als ganztätiges Ereignis

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2.2 Vorgang als ToDo

oder als Aufgabe in Outlook, Microsoft To Do oder Microsoft Teams zu sehen ist.

2.3 Vorgang als einzelne Termine

Alternativ auch entsprechend der geplanten Arbeitszeit im Outlook Kalender als einzelne Termine.

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Vorteile

Allocatus kann Ihre Microsoft Project Vorgänge als ganztägiges Ereignis anzeigen oder anhand Ihrer Arbeitszeitvorgaben (SplitTask) in mehrere Termine in Ihrem Kalender aufteilen.

Darüber hinaus kann Allocatus im Kalender oder in der Aufgabenliste vorgenommene Änderungen wieder mit Microsoft Project synchronisieren (WriteBack).

Allocatus synchronisiert die Daten direkt mit Exchange, sodass diese auch stets aktuell in mobilen Apps, z.B. Microsoft To Do, Microsoft Outlook auf dem iPhone oder Android basierten Smartphones zu sehen sind, aber auch im Auto z.B. im Audi MMI, Tesla und BMW.

Tip: Termine und Ereignisse aus Outlook werden auch im Kalender von Microsoft Teams dargestellt.

Einsatzbeispiele:

Bauzeitenplan an Gewerke senden
Einsatzlisten an Gewerke senden
Terminplan von Projektleiter an Teamleiter* übermitteln
Teamplanung an Mitarbeiterkalender schicken
Einsatzplanung von Disposition an Techniker* mobil senden
Projektplan an Berater* senden
Quality Gates/Meilensteine eines Projekts an alle Projektbeteiligten senden z.B. in einer SAP S/4 HANA Migration

Wenn Sie Ihre Projektplanung mit Allocatus an Ihre Projektteam senden, dann vermeiden Sie, dass Mitarbeiter* ihre Termine übersehen, Arbeit liegen bleibt, Ressourcen- und Terminkonflikte unentdeckt bleiben. Mit Allocatus können auch Konflikte mit privaten Terminen aufgedeckt werden.

* aus Gründen der Lesbarkeit schreiben wir bei Rollenbezeichnungen nur die männliche Form. Wir meinen damit alle Geschlechter (m/d/w).

Jetzt mit Allocatus loslegen

Wenn Du loslegen möchtest, vereinbare einen Termin mit einem Experten aus unserem Team. Wir prüfen dann genau, ob die Lösung für Dich passt und geben Dir Tipps, wie Du am schnellsten davon profitieren kannst.