Die Arbeit in Ihrem Projekt bleibt liegen
Teammitglieder sind überraschend abwesend und arbeiten nicht an Ihrem Projekt. Sie geraten mit der Arbeit in Verzug.
Projekte schneller umsetzen
Mit Allocatus können Projektleiter, die Microsoft Project verwenden und deren Projektteam mit dem Microsoft 365 Outlook Kalender arbeitet, ihre Projekte schneller umsetzen.
Mit Allocatus können Sie drohende Termin- und Ressourcenkonflikte früher erkennen und damit schneller auflösen.
Mit Allocatus spart das gesamte Projektteam Aufwand bei der Kommunikation der Termin- und Einsatzplanung.
Vorgang als Ereignis im Kalender
Der Projektleiter weist Mitarbeiter den Vorgängen bzw. Meilensteine in Microsoft Project zu und veröffentlicht den Projektplan. Allocatus sendet den Mitarbeitern eine E-Mail mit den neuen Terminen zu und aktualisiert deren Kalender.
Vorgang als Termine im Kalender
Die Termine erscheinen im Kalender ohne, dass der Mitarbeiter etwas tun muss. Das geht z.B. als ganztägiges Ereignis als frei oder als einzelne Termine entsprechend der in Project geplanten Arbeit als gebucht.
Kategorie Allocatus und E-Mail an Projektleiter
Allocatus Termine werden standardmäßig grau dargestellt und enthalten alle Infos zum Vorgang, u.a. einen Link, um eine E-Mail oder Teams Nachricht an den Projektleiter zu senden.
Ein Gantt Diagramm fürs ganze Team
Allocatus macht den gesamten Microsoft Project Terminplan für das ganze Projektteam zugänglich - auch in Microsoft Teams.
Terminkonflikt mit privatem Termin
Da Mitarbeiter auch oft ihre privaten Termine in Outlook pflegen, werden auch Konflikte hiermit aufgedeckt, wie z.B. noch nicht eingereichte Urlaubstermine, Brückentage, Elternzeit, und so weiter.
Microsoft 365 Kalender
Der Mitarbeiter kann die Termine in der Outlook Desktop App auf dem PC oder Mac, im Webbrowser im Microsoft 365 Kalender, auf einem mobilen Gerät wie z.B. einem iPhone oder Android Smartphone, im Auto z.B. mit CarPlay oder Android Auto oder auf einer Smartwatch wie der Apple Watch sehen.
Outlook Teamkalender
Als Projektleiter oder Teamleiter kann ich über die Teamkalender Funktion die Kalender meiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einsehen. Je nach eingestellter Berechtigung nur eine Belegung oder auch die Details - auch mobil auf iPhone und Android.
Die Termine meines Teams auch mobil dabei
Ihre eigene Einsatzplanung und auch die aller Ihrer Mitarbeiter sehen - auch mobil in den nativen Kalender Apps von iPhone und Android.
Umplanung in MS Project
Wenn Konflikte entstehen, kann der Mitarbeiter einfach über einen der Links im Termin z.B. per E-Mail oder Microsoft Teams kontaktieren. Der Projektleiter stimmt die Planung ab und veröffentlicht die Änderungen wieder.
E-Mail Benachrichtigung über Änderungen
Alle betroffenen Mitarbeiter bekommen eine E-Mail mit den exakten Änderungen und die Kalender werden automatisch wieder aktualisiert.
Zeiterfassung und Bottom-up Planung
Optional können Sie Ihrem Team auch erlauben, die geplanten Termine selbst anzupassen. So erledigen diese nur durch die Pflege ihres Kalenders die Zeiterfassung und auch die Schätzung des Restaufwands. Als Projektleiter können Sie dann mit den Rückmeldungen Ihren Projektplan per Mausklick aktualisieren.
Jetzt den ersten Schritt machen
Klicken Sie auf Demo vereinbaren und wir prüfen, ob auch Sie ihre Projekte noch erfolgreicher mit Allocatus durchführen können.